Factuur maken: zo doe je dat eenvoudig en professioneel

Als zzp’er kun je er niet omheen: een factuur maken hoort erbij. Of je nu schilder bent, klusjesman of een andere vakman, zonder goede factuur krijg je gewoon geen geld. Daarom is het belangrijk dat je weet hoe je het goed aanpakt. Maar ja, eerlijk is eerlijk: het maken van een factuur is niet altijd even makkelijk. Wat moet erop staan? Hoe maak je het overzichtelijk? En hoe zorg je ervoor dat je klant snel betaalt?

In deze blog leggen we het allemaal uit. Ten eerste bespreken we waarom een goede factuur zo belangrijk is. Daarna krijg je een duidelijk stappenplan waarmee je zelf je facturen kunt maken. Vervolgens kijken we naar veelgemaakte fouten en hoe je die voorkomt. Bovendien geven we je tips om sneller betaald te krijgen.

Want jij wilt gewoon doen waar je goed in bent, niet eindeloos rommelen met je administratie. Werk je nog met Word of Excel? Dat kan, maar er is een makkelijkere manier. Softstar uit Malden biedt slimme software speciaal voor zzp’ers zoals jij. Denk aan een systeem waarin je direct vanuit je werkbon je factuur maakt. En heb je uren geregistreerd? Dan zet je die met één klik om in een factuur.

Waarom een factuur maken belangrijk is voor zzp’ers en wat er verplicht op moet staan.

Als zzp’er wil je natuurlijk gewoon goed werk leveren en daar netjes voor betaald worden. Facturen en offertes maken hoort daar dus bij. Toch vergeten veel ondernemers hoe belangrijk het eigenlijk is om een duidelijke en kloppende factuur te maken. Daarom leggen we hieronder uit waarom een goede factuur je helpt, en wat er wettelijk verplicht op moet staan.

Ten eerste zorgt een duidelijke factuur ervoor dat je sneller betaald krijgt. Je klant ziet meteen wat hij waarvoor betaalt. Onduidelijkheid zorgt voor vertraging. Daarnaast helpt het je om overzicht te houden in je administratie. Denk aan het bijhouden van je inkomsten, btw en gewerkte uren. Bij een controle moet je kunnen aantonen wat je hebt gefactureerd, aan wie en wanneer. En als je dan een rommelige of onvolledige factuur laat zien, loop je het risico op gedoe, of zelfs een boete. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

1. Naam en adres van jouw bedrijf

2. Naam en adres van je klant

3. Factuurnummer

4. Factuurdatum

5. Omschrijving van je dienst of werk

6. Bedrag exclusief btw

7. Btw-tarief en btw-bedrag

8. Bedrag inclusief btw

9. Btw-nummer

10. Betalingstermijn

Vraag demo aan

Facturen maken: zo werkt het stap voor stap

Je weet nu waarom een goede factuur belangrijk is en wat erop moet staan. Maar hoe maak je nu zo’n factuur in de praktijk? Gelukkig hoeft het helemaal niet ingewikkeld te zijn. Zeker niet als je een duidelijk stappenplan volgt. Daarom leggen we het hieronder stap voor stap uit. Of je nu schilder bent of ander type zzp’er, dit werkt voor iedereen hetzelfde. Een goede administratie is erg belangrijk Bij Softstar malden helpen we je graag een zo goed mogelijke factuur te maken.

1: Begin met je eigen gegevens
Zet bovenaan de factuur jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Zo weet je klant meteen van wie de factuur komt.

2: Vul de gegevens van je klant in
Vermeld ook de volledige naam en het adres van je klant. Dit is verplicht, zelfs als het een vaste klant is.

3: Kies een uniek factuurnummer
Gebruik een logisch systeem, zoals 2025-001, 2025-002, enzovoort. Zo houd je makkelijk overzicht.

4: Noteer de factuurdatum
De datum waarop je de factuur maakt, is belangrijk voor je administratie én voor de betalingstermijn.

5: Beschrijf duidelijk wat je hebt gedaan
Bijvoorbeeld:

“Schilderwerk woonkamer, 12 uur”
“Voorstrijk + afplakken, materiaalkosten inbegrepen”

6: Bereken het bedrag
Tel alles op en vermeld:

Het bedrag exclusief btw
Het btw-tarief (9% of 21%) en het btw-bedrag
Het totaalbedrag inclusief btw

7: Voeg de betalingstermijn toe
Een veelgebruikte termijn is 14 dagen. Maar je mag ook een andere termijn kiezen, zolang je hem duidelijk vermeldt.

Zelf factureren of software gebruiken?

Als je net begint als zzp’er, is het logisch dat je je facturen gewoon in Word of Excel maakt. Je kopieert een eerder bestand, past wat gegevens aan en klaar. Maar na een paar klussen merk je dat het tijdrovend wordt. En vooral: je moet aan veel dingen tegelijk denken. Klopt het btw-bedrag? Heb ik dit factuurnummer al gebruikt? Is de klantinformatie nog actueel? Kortom, de kans op fouten groeit.

Daarom kiezen steeds meer zelfstandigen voor een factuur systeem. Zo’n systeem maakt het leven gewoon een stuk makkelijker. Je hoeft bijvoorbeeld niet telkens opnieuw al je gegevens in te voeren. De software onthoudt alles voor je. Factuurnummers worden automatisch gegenereerd, waardoor je nooit per ongeluk twee keer hetzelfde nummer gebruikt. Ook zie je in één oogopslag welke facturen je al verstuurd hebt en welke nog openstaan. Wat misschien wel het grootste voordeel is: de tijd die je bespaart. Je hoeft niet meer te puzzelen met formules in Excel.

Veelgestelde vragen over het maken van facturen

Het is helemaal niet gek dat je soms wat vragen hebt over hoe je nu precies een goede factuur moet opstellen. Daarom hebben we bij Softstar een aantal veelvoorkomende vragen voor je op een rijtje gezet.

Moet ik altijd btw vermelden op mijn factuur?

Ja, in de meeste gevallen wel. Werk je als zzp’er in Nederland en ben je btw-plichtig? Dan moet je altijd het juiste btw-tarief en bedrag op je factuur zetten. Dat is meestal 21%, maar voor sommige diensten – zoals schilderwerk aan woningen ouder dan 2 jaar – geldt 9%. Twijfel je? Check dan even de site van de Belastingdienst of overleg met je boekhouder.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Je bent verplicht om je administratie, dus ook je facturen, minimaal 7 jaar te bewaren. Doe je dat niet, dan kun je bij een controle flinke problemen krijgen. Tip: werk met een factuur systeem zoals Softstar, dan staat alles automatisch veilig opgeslagen.

Kan ik een factuur achteraf nog aanpassen?

Niet zomaar. Is er iets fout gegaan, zoals een verkeerd bedrag of een verkeerd btw-tarief? Dan moet je een creditfactuur maken. Daarmee hef je de oude factuur op en stuur je een nieuwe. Gewoon je oude factuur even aanpassen mag dus niet.

Hoe maak ik een schilderfactuur op de juiste manier?

Een goede schilderfactuur bevat altijd een duidelijke omschrijving van het werk, het aantal gewerkte uren, eventuele materiaalkosten en de juiste btw. Werk je met uren en facturen? Zorg dat je deze goed registreert. Met Softstar kun je je werkbon en urenregistratie direct koppelen aan je factuur. Dat bespaart je tijd én voorkomt fouten.

Wat helpt om sneller betaald te krijgen?

Ten eerste: zet een duidelijke betalingstermijn op je factuur. Ten tweede: verstuur je factuur meteen na afronding van je klus. Tot slot: gebruik een systeem waarmee je automatische herinneringen kunt instellen. Factuur software zoals Softstar helpt je hierbij.