Werkbonnen en wetgeving: wat moet je als schilder eigenlijk allemaal vastleggen?

Als dé ontwikkelaar van de werkbon-app EasyBon weten we bij Softstar precies hoe belangrijk goed ingevulde werkbonnen zijn. Niet alleen voor een kloppende administratie, maar ook om verrassingen bij facturatie te voorkomen. Toch krijgen we vaak dezelfde vragen: zijn werkbonnen verplicht? Wat moet er precies op staan? En hoe helpt digitalisering eigenlijk bij het naleven van alle regels? We nemen je graag mee door de praktijk.

Zijn werkbonnen verplicht voor schilders?

De vraag of werkbonnen verplicht zijn, horen we regelmatig. Het korte antwoord: er is geen wet die zegt dat werkbonnen verplicht zijn. Toch werken vrijwel alle professionele schildersbedrijven ermee. Niet omdat het moet, maar omdat het in de praktijk simpelweg enorm veel problemen voorkomt.

Wanneer een klant later vragen heeft over meerwerk, wanneer er onduidelijkheid ontstaat over uitgevoerde werkzaamheden of bij een belastingcontrole: een goed ingevulde werkbon biedt altijd helderheid. Alles staat zwart-op-wit. Wie heeft waar gewerkt, welke materialen zijn gebruikt en hoeveel uren er zijn geschreven. Zo hoef je achteraf nooit meer iets uit te leggen of uit te zoeken.

Vraag demo aan

Wat moet er eigenlijk allemaal op een werkbon staan?

Een goede werkbon is volledig. Je begint met de basisgegevens: naam van de klant, het adres van de werkplek en de uitvoeringsdatum. Daarna noteer je precies wat er is gedaan: welke oppervlakken zijn geschilderd, welk onderhoud is uitgevoerd en of er extra werkzaamheden zijn bijgekomen.

Vervolgens worden alle gewerkte uren per medewerker geregistreerd en worden de gebruikte materialen nauwkeurig ingevuld. Denk aan het soort verf, het aantal liters, het type schuurmateriaal of de steigerhuur. Ook eventuele bijzonderheden of meerwerk noteer je meteen. Zo ontstaat een compleet beeld van het werk dat is uitgevoerd.

Precies hierom hebben we EasyBon ontwikkeld: om ervoor te zorgen dat al deze gegevens snel, volledig en foutloos worden geregistreerd, zonder onnodig papierwerk of losse aantekeningen.

Werkbonvoorbeeld schilder

Bedrijf: Schildersbedrijf De Vaste Kwast
Adres: Julianalaan 12, 1234 AB Schilderdam
Klant: Mevrouw Jansen
Uitvoeringsadres: Lijsterlaan 8, 1234 CD Schilderdam
Werkbonnummer: WB-2025-073
Uitvoerdatum: 7 t/m 9 mei 2025
Medewerkers: J. de Boer, M. van Dijk

Omschrijving werkzaamheden:
Schilderen woonkamer en keuken: wanden, plafonds, kozijnen en deuren
Reparatie kleine scheuren in het stucwerk voorafgaand aan schilderwerk

Urenregistratie:
J. de Boer: 16 uur
M. van Dijk: 8 uur
Totaal: 24 uur

Gebruikte materialen:
Sikkens Alpha Rezisto Mat – 12 liter
Sikkens Rubbol BL Rezisto Satin – 4 liter
Afdichtkit – 3 kokers
Schuurpapier fijn – 10 stuks

Opmerkingen:
Kleine kleurwijziging besproken en akkoord klant op locatie op 7 mei 2025

Handtekening klant: _________________________
Handtekening medewerker: _________________________

Naleving wetgeving werkbonnen: waarom vastleggen belangrijk is

Ook al is er geen wet die letterlijk zegt dat je werkbonnen moet hebben, de Belastingdienst eist wél dat je administratie volledig en controleerbaar is. Je moet kunnen aantonen welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, wie ze heeft uitgevoerd, hoeveel uren eraan zijn besteed en welke materialen zijn gebruikt.

Juist hier bewijzen werkbonnen hun waarde. Ze maken je administratie sluitend, zorgen dat facturen kloppen en dat je tijdens controles nooit voor verrassingen komt te staan. Wij zien dagelijks hoe schildersbedrijven dankzij hun werkbonnen veel makkelijker en sneller hun administratie op orde hebben.

Digitalisering van werkbonnen: hoe EasyBon het werk makkelijker maakt

We hebben EasyBon ontwikkeld omdat we zagen dat handgeschreven werkbonnen vaak problemen opleverden. Onleesbaar handschrift, vergeten materialen, zoekgeraakte briefjes. Digitale werkbonnen lossen dit allemaal op.

Met EasyBon voert de schilder op locatie direct alle gegevens in via smartphone of tablet. Klantgegevens worden automatisch ingeladen, uren en materialen worden gekoppeld aan het project en de administratie wordt direct bijgewerkt. Daardoor voorkom je fouten én verlies je geen tijd met achteraf invullen of nabellen. Alles wordt veilig digitaal opgeslagen en blijft jarenlang inzichtelijk. Zo voldoe je automatisch aan de eisen van de Belastingdienst en werk je veel efficiënter.

Vraag demo aan