Op nacalculatie werken als schilder: wanneer kies je het en hoe bescherm je jezelf?
Als schilder heb je bij elke opdracht een keuze: je werkt voor een vaste prijs of je werkt op nacalculatie. Bij een vaste prijs weet de klant vooraf wat hij betaalt. Bij werken op nacalculatie betaalt de klant op basis van de werkelijke kosten: de uren die zijn gemaakt en de materialen die zijn verbruikt.
Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk roept het vragen op. Wanneer kies je voor een vaste prijs en wanneer voor op nacalculatie? Wat zijn de risico’s voor jou als opdrachtnemer? En hoe zorg je dat er achteraf geen discussie ontstaat over de factuur?
In dit artikel lees je wanneer werken op nacalculatie de logische keuze is, wat je moet vastleggen om jezelf te beschermen en hoe je de administratie zo inricht dat de eindafrekening nooit tot verrassingen leidt.
Wat betekent op nacalculatie werken?
Werken op nacalculatie betekent dat er geen vaste totaalprijs is afgesproken. De klant betaalt achteraf voor wat er daadwerkelijk is gewerkt en verbruikt, op basis van vooraf overeengekomen tarieven. De schilder brengt zijn uren in rekening tegen een afgesproken uurtarief, plus de werkelijke materiaalkosten en eventuele bijkomende kosten zoals steigerkosten of rijkosten.
Het is belangrijk om dit onderscheid goed te begrijpen: werken op nacalculatie als afrekenmethode met de klant is iets anders dan de nacalculatie die je intern uitvoert om te leren van een project. Bij het eerste bepaalt de nacalculatie de factuur. Bij het tweede gebruik je de nacalculatie om je volgende offerte scherper te maken. Beide zijn waardevol, maar ze dienen een ander doel.
Soms wordt ook de term ‘op regie werken’ gebruikt. Dat is in de kern hetzelfde: de klant betaalt op basis van werkelijke kosten in plaats van een vaste prijs.
Wanneer kies je voor op nacalculatie en wanneer voor een vaste prijs?
Bij een vaste prijs draag jij het risico. Als het werk meer tijd kost dan begroot, is dat voor jouw rekening. Als het meevalt, is de extra marge voor jou. Een vaste prijs werkt goed als de opdracht duidelijk omschreven is en je op basis van een gedegen opname een betrouwbare inschatting kunt maken.
Bij op nacalculatie werken draagt de klant het risico. Hij betaalt voor wat er werkelijk is gedaan. Dat is eerlijk bij opdrachten waarbij de omvang van het werk vooraf niet goed in te schatten is. Denk aan onderhoudsschilderwerk aan een woning waarbij pas bij aanvang duidelijk wordt hoeveel houtrot er zit, hoeveel extra lagen verf de ondergrond nodig heeft of welke kozijnen toch volledig vervangen moeten worden.
Vier situaties waarbij op nacalculatie de logische keuze is:
- Onderhoudsopdrachten met onbekende ondergrondcondities, waarbij je pas ter plekke ziet wat er nodig is.
- Opdrachten met een grote kans op meerwerk door verborgen gebreken, zoals oudere woningen met een onbekende verfgeschiedenis.
- Projecten waarbij de klant zelf nog keuzes moet maken tijdens de uitvoering, zoals kleurwijzigingen of extra te behandelen oppervlakken.
- Spoedreparaties of noodonderhoud waarbij je direct aan de slag moet zonder tijd voor een uitgebreide opname.
Twee situaties waarbij een vaste prijs beter past:
- Nieuwbouwprojecten met een volledig omschreven bestek en bekende materialen.
- Binnenwerk bij een opgeleverde woning waarbij de omstandigheden volledig bekend zijn en de scope vaststaat.
Hoe schrijf je een offerte op nacalculatie?
Een offerte op nacalculatie geeft geen totaalprijs, maar legt wel de afspraken vast. Ontbreekt een schriftelijke vastlegging, dan loop je het risico dat er achteraf discussie ontstaat over wat wel en niet is afgesproken. Dat risico is niet denkbeeldig: rechtszaken over bouwgeschillen draaien regelmatig om de vraag of er een vaste prijs of een nacalculatiebedrag was afgesproken.
Een goede offerte op nacalculatie bevat minimaal vier elementen. Ten eerste een omschrijving van de werkzaamheden: wat ga je doen en wat valt er buiten de opdracht? Ten tweede de overeengekomen tarieven: jouw uurtarief per medewerker en de wijze waarop materiaalkosten worden doorberekend. Ten derde een richtprijs of indicatie van de verwachte kosten, zodat de klant een orde van grootte heeft. Ten vierde een afspraak over tussentijdse communicatie: wanneer informeer je de klant als de kosten dreigen uit te lopen boven de indicatie?
Die laatste afspraak is cruciaal. Een klant die pas bij de eindafrekening hoort dat het werk drie keer zoveel heeft gekost als de indicatie, zal dat betwisten. Een klant die tussentijds is bijgepraat en akkoord heeft gegeven voor extra werk, heeft geen grond voor bezwaar.
Hoe bescherm je jezelf bij op nacalculatie werken?
De grootste risico’s bij werken op nacalculatie zijn discussies over de hoeveelheid gewerkte uren en de verbruikte materialen. Die discussies zijn te voorkomen met drie maatregelen.
De eerste maatregel is dagelijkse urenregistratie. Laat medewerkers hun uren per dag invoeren, per werksoort en per project. Uren die wekelijks worden teruggeschat, zijn minder betrouwbaar en bieden minder bescherming bij een dispuut. Wie elke dag bijhoudt hoeveel uur er op welk onderdeel is gewerkt, heeft een onderbouwde registratie die lastig te betwisten is.
De tweede maatregel is materiaalregistratie per project. Bonnen van de verfspeciaalzaak, steigerhuur en overige inkopen horen direct gekoppeld te worden aan het juiste project. Materiaalkosten die pas achteraf worden bijgehouden op basis van geheugen of bankafschriften, zijn kwetsbaar bij een geschil.
De derde maatregel is schriftelijke vastlegging van meerwerk. Zodra er tijdens de uitvoering extra werk bijkomt, leg je dat vast en vraag je akkoord aan de klant. Een appje of mailtje is al voldoende als bevestiging. Mondeling afgesproken meerwerk dat later niet schriftelijk is bevestigd, is in een dispuut vrijwel onmogelijk te onderbouwen.
Met de nacalculatiesoftware van EasySisN worden uren en materialen automatisch gekoppeld aan het juiste project. Medewerkers voeren hun uren in via de werkbon, materiaalkosten worden direct vastgelegd en de vergelijking met de richtprijs is altijd up-to-date. Zo heb je bij elke eindafrekening een volledig onderbouwde factuur.
Wat zijn de voor- en nadelen van op nacalculatie werken?
Het grootste voordeel voor jou als schilder is dat je geen financieel risico loopt op meevallers of tegenvallers. Als de ondergrond slechter is dan verwacht, worden de extra uren gewoon doorberekend. Je hoeft geen buffers in te bouwen in je prijs voor onvoorziene omstandigheden.
Het voordeel voor de klant is transparantie. Hij betaalt precies voor wat er gedaan is, niet meer en niet minder. Bij een vaste prijs betaalt de klant ook voor de risicobuffer die jij hebt ingebouwd. Op nacalculatie valt dat weg.
Het nadeel voor jou is dat je meer moet administreren. Elke uur en elk materiaal moet correct worden vastgelegd. Doe je dat niet, dan sta je bij een dispuut met lege handen. Dat maakt de kwaliteit van je administratie direct van invloed op je inkomsten.
Het nadeel voor de klant is onzekerheid over de eindprijs. Veel klanten hebben liever vooraf duidelijkheid, ook als dat betekent dat ze een iets hogere prijs betalen voor de zekerheid van een vaste prijs. Het is aan jou om de klant te begeleiden in die keuze door een realistische indicatie te geven en duidelijk te communiceren over de voortgang.
Op nacalculatie of vaste prijs: hoe maak je de keuze?
De keuze hangt af van twee factoren: de mate van onzekerheid over de omvang van het werk en de bereidheid van de klant om het risico te dragen.
Als jij de onzekerheid hebt en de klant wil zekerheid, is een vaste prijs logisch. Je bouwt dan een stelpost op voor onvoorziene kosten. Als het werk meevalt, is dat jouw winst. Als het tegenvalt, is dat jouw verlies.
Als de onzekerheid groot is en de klant begrijpt dat een vaste prijs in dat geval oneerlijk is voor beide partijen, dan is op nacalculatie de eerlijkere keuze. Jij loopt geen risico op verlies, de klant betaalt niet voor buffers die misschien niet nodig zijn.
Wil je begrijpen hoe nacalculatie als intern leerinstrument werkt, los van de afrekenmethode? Lees ons artikel over voorcalculatie en nacalculatie: wat is het verschil? voor de volledige achtergrond.
Wil je weten hoe je de administratie inricht zodat je altijd een onderbouwde factuur kunt sturen? Lees dan ons artikel nacalculatie maken als schilder: zo doe je dat stap voor stap.
Wil je zien hoe EasySisN je helpt bij het bijhouden van uren en materialen op nacalculatieprojecten? Vraag een gratis demo aan via softstar.nl/gratis-demo.
Over Softstar
Softstar B.V. is een automatiseringsbedrijf voor bedrijven en particulieren en heeft al jaren de positie van marktleider als het gaat om de automatisering van schildersbedrijven. Met jarenlange ervaring in calculatiesoftware ontwikkelt Softstar software die volledig is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Bezoek ons in onze fysieke winkel aan de Zwerfkei in Malden of neem online contact op.