Nacalculatie maken als schilder: zo doe je dat stap voor stap
Veel schildersbedrijven weten na afloop van een klus niet precies of ze er geld aan hebben verdiend. Niet omdat ze slecht zijn in hun vak, maar omdat de gegevens die je nodig hebt voor een nacalculatie verspreid zijn. Uren staan op werkbonnen die wachten op verwerking, materiaallijsten zijn niet bijgehouden, en bijkomende kosten zoals steigerkosten of parkeertickets liggen ergens in de bestelbus.
Een nacalculatie maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het is vier stappen: de juiste data verzamelen, die vergelijken met je voorcalculatie, begrijpen waarom er afwijkingen zijn en die inzichten terugkoppelen naar je volgende offerte. De uitdaging zit niet in de stappen zelf, maar in het consequent bijhouden van de data tijdens het project.
In dit artikel lees je welke gegevens je nodig hebt, wanneer je ze verzamelt, wat je ermee doet en welke fouten schilders het vaakst maken bij het nacalculeren.
Wanneer begin je met een nacalculatie?
De meeste schilders beginnen met nacalculeren als de klus klaar is. Dat is begrijpelijk, maar het is ook het moment waarop gegevens al onvolledig of vergeten zijn. De schilder die drie weken geleden extra uren heeft gemaakt op een lastige ondergrond, weet dat niet meer precies. De materiaalbon van de verfspeciaalzaak is kwijtgeraakt.
Een nacalculatie is betrouwbaarder als je de data verzamelt terwijl het project loopt. Dat betekent niet dat je dagelijks een uitgebreide analyse doet, maar dat je zorgt dat uren dagelijks worden ingevoerd, materialen direct worden geregistreerd op het project en bijkomende kosten meteen worden vastgelegd.
Voor grotere klussen die meerdere weken lopen, is een tussentijdse check na de eerste week zinvol. Je vergelijkt dan de gemaakte uren tot dat moment met wat je had begroot. Als je halverwege de klus al tien procent over budget zit op uren, kun je dat nog bespreken met de klant of intern bijsturen. Wacht je tot de eindafrekening, dan is de schade al genomen.
Wil je meer begrijpen over de relatie tussen voorcalculatie en nacalculatie? Lees ons artikel voorcalculatie en nacalculatie: wat is het verschil? voor de volledige achtergrond.
Welke gegevens heb je nodig voor een nacalculatie?
Een nacalculatie voor een schildersklus bestaat uit vier categorieën gegevens.
Gewerkte uren per medewerker, uitgesplitst per werksoort. Buitenschilderwerk, binnenwerk, stucwerk, voorbereiding en meerwerk zijn aparte posten. Als je alle uren samengooit in één totaal, kun je achteraf niet analyseren waar het fout ging. Was het de voorbereiding die te lang duurde, of het aflakken zelf? Dat onderscheid bepaalt wat je aanpast in je volgende voorcalculatie.
Materiaalverbruik per product. Niet alleen de verfsoorten, maar ook grondverf, plamuur, schuurpapier, tape, folie en kleinmateriaal. Kleine materiaalposten worden snel vergeten maar tellen op. Een rol afplaktape per dag is per klus al snel tien tot vijftien euro die nergens in de nacalculatie terug te vinden is.
Bijkomende kosten. Steigerkosten, rijkosten, parkeerkosten, huur van gereedschap en eventuele inhuur van derden. Dit zijn posten die bij de voorcalculatie vaak globaal worden ingeschat en in de praktijk afwijken.
Meerwerk. Werk dat buiten de originele offerte valt maar wel is uitgevoerd, verdient een eigen post in de nacalculatie. Meerwerk dat niet apart wordt geregistreerd, verdwijnt in de arbeidsuren en vertekent het beeld van je marge op het oorspronkelijke werk.
Werk je op nacalculatie met de opdrachtgever? Dan is meerwerk als aparte post nog belangrijker. Lees hoe je dat als afrekenmethode goed inricht in ons artikel werken op nacalculatie als schilder.
Hoe maak je een nacalculatie: de vier stappen
- Stap 1 is het verzamelen van alle werkelijke gegevens. Haal de urenregistraties op van alle medewerkers die aan het project hebben gewerkt. Verzamel de materiaallijsten, facturen van leveranciers en bonnen van bijkomende kosten. Hoe completer de input, hoe betrouwbaarder de uitkomst.
- Stap 2 is het vergelijken met de voorcalculatie. Leg de werkelijke uren naast de begrote uren, post voor post. Leg de werkelijke materiaalkosten naast de begrotingspost. Hetzelfde voor de bijkomende kosten. Noteer per post of je boven, op of onder budget zit.
- Stap 3 is het analyseren van de afwijkingen. Een verschil constateren is niet genoeg. Je wilt begrijpen waarom het verschil er is. Was de ondergrond slechter dan verwacht? Heeft de voorbereiding meer lagen gevraagd? Was er meerwerk dat niet apart is afgerekend? Zonder die analyse herhaal je dezelfde fouten bij je volgende inschatting.
- Stap 4 is het terugkoppelen van de inzichten. Pas je standaardtijden aan voor het type werk waar je structureel te laag op begroot. Neem een stelpost op voor onvoorziene omstandigheden bij projecten met oudere ondergronden. Verfijn je materiaalinschattingen op basis van wat je daadwerkelijk hebt verbruikt. Zo wordt elke nacalculatie een investering in je volgende offerte.
Met de nacalculatiesoftware van EasySisN worden stap 1 en 2 grotendeels geautomatiseerd. Uren en materialen worden ingelezen vanuit werkbonnen en urenregistraties, waarna de vergelijking met de voorcalculatie automatisch wordt opgebouwd. Zo houd je zelf tijd over voor stap 3 en 4: de analyse en de terugkoppeling.
Veelgemaakte fouten bij het nacalculeren
De eerste en meest voorkomende fout is het te laat verzamelen van gegevens. Uren die pas aan het einde van de week worden ingevoerd, zijn minder betrouwbaar dan uren die dagelijks worden bijgehouden. Hoe langer je wacht, hoe meer details verdwijnen.
De tweede fout is het samenvoegen van posten die apart zouden moeten staan. Als voorbereiding, schilderwerk en meerwerk allemaal in één urenpost worden gezet, is de nacalculatie onbruikbaar voor analyse. Je ziet wel dat je over budget bent, maar je weet niet waarom.
De derde fout is het vergeten van bijkomende kosten. Steigers, parkeerkosten en rijkosten worden bij de offerte vaak globaal ingeschat. In de nacalculatie worden ze vervolgens niet geregistreerd, waardoor de vergelijking mank loopt. Het eindresultaat ziet er beter uit dan het is.
De vierde fout is het niet apart registreren van meerwerk. Als een klant halverwege vraagt om een extra kamer mee te nemen en jij dat uitvoert zonder het apart vast te leggen, verdwijnt dat meerwerk in de reguliere uren. Je nacalculatie laat dan een overschrijding zien op het oorspronkelijke werk, terwijl de oorzaak bij het meerwerk ligt.
Nacalculatie maken met Excel of met software?
Excel is voor veel schildersbedrijven de eerste stap bij nacalculatie. Je maakt een overzicht van werkelijke uren en kosten en legt dat naast de begroting. Dat werkt voor eenvoudige klussen met één medewerker. Zodra je met meerdere mensen werkt of meerdere projecten tegelijk loopt, loopt Excel snel vast.
De praktische problemen zijn bekend. Uren worden pas ingevoerd als de werkbon binnenkomt. Materiaalposten worden handmatig overgetypt van bonnen. Bijkomende kosten worden soms vergeten. En als je na een maand terug wilt kijken op een afgerond project, moet je de goede versie van het bestand zien te vinden.
Softwarematige nacalculatie lost die problemen op door de dataverzameling te verplaatsen naar de plek waar het werk gebeurt. Medewerkers voeren hun uren in via een app op de werkbon. Materialen worden per project geregistreerd. De software bouwt de vergelijking automatisch op en houdt die up-to-date zolang het project loopt.
Wil je weten wanneer het zinvol is om over te stappen van Excel naar software? Vraag een gratis demo aan via softstar.nl/gratis-demo en bekijk hoe EasySisN de nacalculatie inricht voor jouw bedrijf.
Over Softstar
Softstar B.V. is een automatiseringsbedrijf voor bedrijven en particulieren en heeft al jaren de positie van marktleider als het gaat om de automatisering van schildersbedrijven. Met jarenlange ervaring in calculatiesoftware ontwikkelt Softstar software die volledig is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Bezoek ons in onze fysieke winkel aan de Zwerfkei in Malden of neem online contact op.