Technische voorcalculatie

Een technische voorcalculatie is een gedetailleerde, post-voor-post berekening van de verwachte kosten van een opdracht, opgebouwd vanuit de technische specificaties van het werk. Elke ondergrond, elke behandelmethode en elke tijdnorm wordt apart uitgewerkt op basis van het tijdnormenboek voor schilderwerkzaamheden en het Basisverfbestek. Het resultaat is een calculatie die je tot op het niveau van elke post kunt verdedigen en verantwoorden.

Voor schildersbedrijven is de technische voorcalculatie het instrument dat je inzet als er veel op het spel staat: grote projecten, professionele opdrachtgevers, aanbestedingen waarbij je concurreert met andere bedrijven of opdrachten waarbij de opdrachtgever een volledig gespecificeerde offerte verwacht.

Wat vrijwel alle uitleg over dit onderwerp mist, is de concrete toepassing in de praktijk. De technische voorcalculatie wordt in schoolboeken behandeld als abstract boekhoudkundig begrip. In werkelijkheid is het een dagelijks werkinstrument dat bepaalt of je een opdracht winstgevend binnenkrijgt of niet.

Wil je direct zien hoe professionele calculatiesoftware dit proces ondersteunt? Bekijk dan EasySIS Voorcalculatie van Softstar.

Wat is een technische voorcalculatie?

Een technische voorcalculatie is een volledige, gedetailleerde berekening van de kosten van een project, opgesteld op basis van de technische specificaties van het werk. Je werkt niet met gemiddelden of ervaringsprijzen maar met exacte tijdnormen per behandeling, exacte materiaalspecificaties per product en een nauwkeurige meetstaat die elk bouwelement apart verantwoordt.

Het woord technisch verwijst naar de manier van werken: je begint bij de techniek van het werk zelf. Welke ondergrond? Welke staat? Welke behandelmethode schrijft het Basisverfbestek voor? Hoeveel uur kost die behandeling per m2 volgens het tijdnormenboek? Hoeveel verfproduct heb je nodig per laag? Al die technische vragen worden beantwoord voordat je een prijs bepaalt.

Het tijdnormenboek is een hulpmiddel voor het verantwoord calculeren van schilderwerkzaamheden, waarbij snel en eenvoudig de uitgangspunten zijn weergegeven en waarmee de prijsvorming helder en professioneel kan worden onderbouwd voor de opdrachtgever. De technische voorcalculatie is de aanpak waarbij je dat tijdnormenboek volledig benut: niet als globale richtlijn maar als nauwkeurige basis voor elke post.

Een veelgemaakte misvatting is dat een technische voorcalculatie alleen voor grote bedrijven is weggelegd. Dat klopt niet. Ook een kleinere onderneming die werkt voor professionele opdrachtgevers heeft baat bij de technische aanpak, juist omdat het helpt de prijs te onderbouwen en discussies over meerwerk te voorkomen.

Wat is het verschil tussen een technische en een globale voorcalculatie?

Het verschil zit in vier dimensies: het detailniveau, de tijdsinvestering, de nauwkeurigheid en het moment in het calculatieproces waarop je ze gebruikt.

Detailniveau. Een globale voorcalculatie werkt op het niveau van hoofdposten en gemiddelde eenheidsprijzen. Een technische voorcalculatie werkt op het niveau van individuele behandelingen per bouwelement, met tijdnormen per m2 of per stuk en materiaalspecificaties per verfproduct.
Tijdsinvestering. Bij een gemiddeld object maak je in tien tot twintig minuten een globale voorcalculatie. Een technische voorcalculatie voor hetzelfde object kost een uur of meer, afhankelijk van de complexiteit.
Nauwkeurigheid. Een globale inschatting heeft een onzekerheidsmargin die groter wordt naarmate het project complexer is. Een technische voorcalculatie minimaliseert die onzekerheid door elk element apart te berekenen.
Moment in het proces. Eerst de globale voorcalculatie als eerste beoordeling, dan de technische voorcalculatie als definitieve basis voor de offerte, dan de nacalculatie als meting van de werkelijkheid.

Voor een uitgebreide uitleg van de globale aanpak en wanneer je die inzet, lees onze blog over globale voorcalculatie.

Wanneer gebruik je een technische voorcalculatie?

Er zijn vier situaties waarbij de technische voorcalculatie de enige verantwoorde aanpak is.

Bij aanbestedingen en inschrijvingen. Als je concurreert met andere bedrijven op prijs en kwaliteit, is een globale inschatting te riskant. Alleen een technische voorcalculatie geeft je de nauwkeurigheid om scherp in te schrijven zonder jezelf te kort te doen.
Bij projecten met meerdere ondergronden en behandelmethoden. Een object waarbij de gevel deels nieuw houtwerk heeft, deels oud geschilderd houtwerk in matige staat en deels metselwerk dat behandeld moet worden, heeft te veel variabelen voor een globale benadering.
Als professionele opdrachtgevers een gespecificeerde offerte verwachten. Woningcorporaties, vastgoedbeheerders en projectontwikkelaars werken met bestekken en verwachten offertes die herleidbaar zijn tot behandelomschrijvingen en tijdnormen.
Opdrachten waarbij meerwerk een reëel risico is. Als je vooraf weet dat de staat van de ondergronden variabel is, geeft een technische voorcalculatie je een sterkere positie. Je hebt per post vastgelegd wat er is gecalculeerd.

Lees hier hoe je een volledig stappenplan opstelt voor een voorcalculatie.

Hoe bouw je een technische voorcalculatie op?

Een technische voorcalculatie voor schilderwerk volgt een vaste opbouw die begint bij de technische realiteit van het object en eindigt bij een verdedigbare verkoopprijs.

Fase 1: De volledige opname

Je meet elk bouwelement apart op en beoordeelt per element de ondergrond, de staat en de gewenste behandeling. Niets wordt overgeslagen, niets wordt samengevoegd tenzij het technisch identiek is.

Fase 2: Behandelmethode per post bepalen

Op basis van het Basisverfbestek bepaal je per post welke behandeling van toepassing is. Het bestek beschrijft per type ondergrond in welke staat welke producten, welke lagen en welke voorbehandelingen nodig zijn.

Fase 3: Tijdnormen koppelen

Voor elke behandelmethode op elke ondergrond in elke staat zoek je de bijbehorende tijdnorm op in het tijdnormenboek. Vermenigvuldigd met het oppervlak of het aantal geeft dat de arbeidsuren per post.

Fase 4: Materiaalkosten per post berekenen

Per verfproduct en per laag bereken je het theoretisch verbruik in liters per m2. Vermenigvuldigd met het oppervlak en de inkoopprijs geeft dat de materiaalkosten per post.

Fase 5: Toeslagen en indirecte kosten toevoegen

Steigerhuur, reistijd, gereedschapskosten en andere projectgebonden toeslagen worden als losse posten toegevoegd. Daarna volgt de opslag voor algemene kosten en de gewenste winstmarge.

Fase 6: Verificatie

Zijn alle elementen uit de opname meegenomen? Zijn de tijdnormen correct toegepast? Zijn alle toeslagen meegenomen? Die verificatie is bij een technische voorcalculatie geen overbodige luxe maar een vereiste.

EasySIS Voorcalculatie van Softstar automatiseert fase 3 tot en met 5 volledig. Bekijk hoe het werkt of vraag direct een demo aan.

Wat is de voorcalculatorische kostprijs en hoe bereken je hem?

De voorcalculatorische kostprijs is de kostprijs die je vooraf berekent op basis van de technische voorcalculatie. Hij geeft aan wat het project mag kosten om winstgevend te zijn, gegeven jouw tarieven, normen en opslagen.

Deze kostprijs bestaat uit de optelsom van alle directe kosten, arbeid en materiaal per post, plus de indirecte kosten die je als opslag over de directe kosten verdeelt. Voeg daar de gewenste winstopslag aan toe en je hebt de verkoopprijs.

Het belang van de voorcalculatorische kostprijs zit in de vergelijking achteraf. Aan het einde van het project vergelijk je de voorcalculatorische kostprijs met de nacalculatorische kostprijs. Het verschil is het efficiencyresultaat. Voor bedrijven die deze vergelijking systematisch bijhouden, ontstaat waardevolle informatie die toekomstige calculaties steeds scherper maakt.

Een veelgemaakte fout is om de kostprijs te laag te stellen door de indirecte kosten te vergeten. Wie zijn algemene kosten niet volledig doorberekent, verdient zijn bedrijfskosten niet terug.

Veelgemaakte fouten bij de technische voorcalculatie

De opname onvolledig uitvoeren. Een technische voorcalculatie is zo nauwkeurig als de opname die eraan ten grondslag ligt. Elk bouwelement dat niet in de meetstaat staat, wordt niet gecalculeerd en niet vergoed.

Tijdnormen toepassen zonder de staat van de ondergrond mee te nemen. Houtwerk in goede staat heeft een andere norm dan houtwerk in slechte staat. Wie altijd dezelfde norm toepast ongeacht de staat, calculeert systematisch te weinig uren voor slechte ondergronden.

De behandelmethode niet vastleggen in de offerte. Als de behandelomschrijving niet in de offerte staat, weet de opdrachtgever niet wat hij krijgt en heb je geen basis voor een meerwerkclaim als de werkelijkheid afwijkt van de aanname.

Niet actualiseren na wijzigingen in het project. Als een opdrachtgever tijdens het offertetraject aanpassingen doorgeeft, moeten die in de technische voorcalculatie worden verwerkt voordat de definitieve offerte wordt verstuurd.

Vraag een gratis demo aan bij Softstar en ontdek hoe EasySIS je helpt om fouten in de technische voorcalculatie te voorkomen met ingebouwde normen en automatische berekeningen.

Een technische voorcalculatie is meer dan een administratief instrument. Het is de manier waarop een vakman zijn kennis omzet in een financieel verantwoorde prijs. Wie het tijdnormenboek kent, het Basisverfbestek begrijpt en systematisch meet en berekent, laat zien dat hij zijn vak beheerst.

Wil je het volledige calculatieproces begrijpen van eerste definitie tot gedetailleerde uitwerking? Begin met onze blog over wat een voorcalculatie is

Over Softstar

Softstar B.V. is een automatiseringsbedrijf voor bedrijven en particulieren en heeft al jaren de positie van marktleider als het gaat om de automatisering van schildersbedrijven. Met jarenlange ervaring in calculatiesoftware ontwikkelt Softstar software die volledig is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Bezoek ons in onze fysieke winkel aan de Zwerfkei in Malden of neem online contact op.