voorcalculatie maken: een praktisch stappenplan
Een voorcalculatie maken betekent dat je vooraf berekent wat een opdracht gaat kosten aan arbeid, materiaal en bijkomende kosten, en op basis daarvan een verkoopprijs bepaalt. Dat is geen administratieve formaliteit maar het fundament van een winstgevend bedrijf. Wie zijn voorcalculatie goed opstelt, weet wat hij verdient voordat hij begint. Wie dat niet doet, merkt het pas achteraf.
De meeste uitleg over voorcalculatie opstellen is geschreven voor studenten bedrijfseconomie of gebruikers van specifieke boekhoudsoftware. Dit artikel is anders. Het legt stap voor stap uit hoe je in de praktijk een volledige, onderbouwde voorcalculatie maakt: van de opname op locatie tot een offerte die de deur uit kan.
Wil je dit proces automatiseren en fouten voorkomen? Bekijk dan EasySIS Voorcalculatie van Softstar, de calculatiesoftware die speciaal is gebouwd voor schildersbedrijven.
Wat heb je nodig voordat je een voorcalculatie kunt maken?
Een goede voorcalculatie maken begint niet achter een bureau maar op locatie. Voordat je ook maar een getal invult, heb je drie dingen nodig: een volledige opname van het werk, kennis van de te gebruiken behandelmethoden en een betrouwbare basis voor je tijden en materiaalkosten.
De opname
De opname is het fundament van je voorcalculatie. Je bezoekt de locatie, meet alle te behandelen oppervlakten op en beoordeelt de staat van de ondergronden. Oppervlakken die je niet opmeet, komen niet in je calculatie. Ondergronden die je verkeerd inschat, leiden tot verkeerde tijdnormen. Beide fouten kosten je geld.
Het Basisverfbestek
Het Basisverfbestek is de branchestandaard voor schilderwerk in Nederland. Het beschrijft per type ondergrond en situatie welke behandelmethode van toepassing is: welke producten, hoeveel lagen en welke voorbehandeling. Opdrachtgevers die een gespecificeerde offerte verwachten, verwachten ook dat die offerte is gebaseerd op het bestek.
Het tijdnormenboek
Het tijdnormenboek is een hulpmiddel voor het verantwoord calculeren van schilderwerkzaamheden, waarbij snel en eenvoudig de uitgangspunten zijn weergegeven. Per behandeling op een bepaalde ondergrond in een bepaalde staat geeft het tijdnormenboek een normtijd in uren per m2. Die normtijd is de basis voor de arbeidskosten in je voorcalculatie.
Hoe maak je een voorcalculatie stap voor stap?
Een voorcalculatie voor schilderwerk volgt altijd dezelfde logica, ongeacht de omvang van het project. Hieronder de zes stappen die een volledige calculatie opleveren.
Stap 1: Verdeel het werk in meetbare eenheden
Begin met het opdelen van het project in bouwelementen: buitengevel, kozijnen, deuren, dakrand, enzovoort. Per element noteer je de afmetingen in de eenheid die past bij het type werk: vierkante meters voor vlakken, strekkende meters voor lijstwerk, stuks voor kozijnen en deuren.
Stap 2: Koppel een behandelmethode aan elk element
Bepaal per element welke behandeling van toepassing is op basis van het Basisverfbestek. Houtwerk in goede staat vraagt een andere behandeling dan verweerd of geschilderd houtwerk in slechte staat. Noteer per element de ondergrond, de staat en de gekozen behandeling.
Stap 3: Bepaal de tijdnorm per element
Zoek voor elke behandeling de bijbehorende tijdnorm op in het tijdnormenboek. Die norm geeft aan hoeveel uur een gemiddeld vakman nodig heeft per m2 of per stuk voor die specifieke behandeling onder normale omstandigheden. Vermenigvuldig de norm met het oppervlak of het aantal om tot de totale arbeidstijd per post te komen.
Stap 4: Bereken de materiaalkosten
Bepaal per verfproduct hoeveel liter je nodig hebt op basis van het theoretisch verbruik per m2 en het aantal lagen. Tel de materiaalkosten per post bij elkaar op. Vergeet hierbij de hulpmaterialen niet: afplakfolie, schuurpapier, kwasten en reinigingsmiddelen maken ook deel uit van de materiaalkosten.
Stap 5: Voeg toeslagen toe
Toeslagen zijn de kosten die niet direct aan een post zijn toe te wijzen maar wel bij het project horen. Denk aan steigerhuur, reistijd, werken op hoogte, klein gereedschap en eventuele onderaanneming. Wie deze posten vergeet, betaalt ze uit eigen zak.
Stap 6: Bereken de verkoopprijs
Tel arbeid en materiaal per post op tot de kostprijs. Voeg daar de indirecte kosten aan toe en de winstopslag die je wilt realiseren. Het resultaat is de verkoopprijs die je in de offerte zet.
EasySIS Voorcalculatie van Softstar automatiseert stap 3 tot en met 6 volledig. Bekijk hoe het werkt of vraag direct een demo aan.
Wat moet er in een voorcalculatie staan?
Een volledige voorcalculatie bevat altijd de volgende onderdelen: projectgegevens met naam en adres van de opdrachtgever, de omschrijving van het werk, datum en offertenummer. Daarnaast de meetstaat met alle te behandelen oppervlakten per bouwelement inclusief eenheden en aantallen. De behandelomschrijving per post geeft aan welke ondergrond, welke behandelmethode en welke producten van toepassing zijn. De tijden per post laten zien hoeveel uur arbeid er per element is begroot. De materiaallijst geeft een overzicht van alle verfproducten en hulpmaterialen met bijbehorende hoeveelheden en prijzen. Tot slot de toeslagen als aparte posten en de totaalprijs inclusief btw.
Een veelgemaakte fout is om de behandelomschrijving weg te laten uit de offerte die naar de klant gaat. Dat kost je geloofwaardigheid. Een opdrachtgever die niet kan zien wat je precies gaat doen en waarom je die prijs vraagt, vergelijkt alleen op eindprijs.
Waaruit bestaat een voorcalculatie en hoe bereken je de kosten?
De kosten in een voorcalculatie bestaan uit vier lagen die samen de kostprijs bepalen.
- Directe arbeidskosten zijn de uren die je direct aan het project besteedt, vermenigvuldigd met het uurtarief inclusief sociale lasten. Dit is bij de meeste schilderklussen de grootste kostenpost.
- Directe materiaalkosten zijn de kosten van alle verfproducten en hulpmaterialen die je direct voor het project inkoopt of verbruikt. Je baseert de hoeveelheden op het verfbestek en het theoretisch verbruik per product per m2 per laag.
- Toeslagen en indirecte projectkosten zijn de kosten die wel aan het project zijn toe te wijzen maar niet aan een specifieke post. Steigerhuur is het meest voorkomende voorbeeld.
- Algemene kosten en winstopslag zijn de bedrijfskosten die je niet aan een project kunt koppelen maar wel moet terugverdienen: huur, verzekeringen, voertuigkosten, administratie. Deze kosten verdeel je als percentage over alle projecten.
Wil je weten hoe dit verschil precies ontstaat en hoe je het kunt voorkomen? Lees onze blog over wat een voorcalculatie is en waarom het onmisbaar is.
Waarom een voorcalculatie maken: wat levert het je op?
Een goede voorcalculatie levert drie concrete dingen op.
- Zekerheid over je prijs. Je weet wat je moet vragen om de klus winstgevend af te ronden. Niet op basis van ervaring of onderbuikgevoel, maar op basis van een berekening die alle kosten meeneemt.
- Grip op het project. Een voorcalculatie is niet alleen de basis van je offerte maar ook de basis van je nacalculatie. Tijdens en na het project vergelijk je wat het werk werkelijk kostte met wat je had begroot.
- Professionaliteit richting de opdrachtgever. Een gespecificeerde offerte die is opgebouwd uit een heldere voorcalculatie straalt een heel ander niveau van vakmanschap uit dan een prijs die uit de losse pols is bepaald.
Veelgemaakte fouten bij het maken van een voorcalculatie
- Toeslagen vergeten. Steigerhuur, reistijd en gereedschapskosten worden bij kleine klussen vaak niet meegenomen omdat ze klein lijken. Bij een project van twee weken tellen ze op tot een bedrag dat direct van je marge afgaat.
- Ondergronden verkeerd inschatten. Een ondergrond in slechte staat vraagt meer voorbehandeling en dus meer uren. Wie bij de opname niet goed kijkt naar de staat van het houtwerk, calculeert te weinig uren.
- Algemene kosten niet meenemen. Wie alleen directe kosten meeneemt en geen opslag voor overhead en winst, werkt voor zijn kostprijs.
- Te globaal calculeren voor grote projecten. Een globale schatting op basis van een gemiddelde m2-prijs werkt voor kleine, overzichtelijke klussen. Voor een project met meerdere ondergronden en behandelmethoden leidt globaal calculeren bijna altijd tot een te lage prijs.
Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt voor jouw bedrijf? Vraag een gratis demo aan bij Softstar en laat je laten zien hoe snel een volledige voorcalculatie klaarstaat.
Een voorcalculatie maken is geen kwestie van een sjabloon invullen. Het is een vaardigheid die je opbouwt door systematisch te werken, te leren van afwijkingen tussen voor- en nacalculatie en je normen en prijzen actueel te houden.
Wil je weten welke typen voorcalculatie er zijn en wanneer je welke aanpak kiest? Lees dan onze uitleg over globale voorcalculatie. En voor de technische aanpak bekijk onze blog over technische voorcalculatie
Over Softstar
Softstar B.V. is een automatiseringsbedrijf voor bedrijven en particulieren en heeft al jaren de positie van marktleider als het gaat om de automatisering van schildersbedrijven. Met jarenlange ervaring in calculatiesoftware ontwikkelt Softstar software die volledig is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Bezoek ons in onze fysieke winkel aan de Zwerfkei in Malden of neem online contact op.