Wat is een voorcalculatie? Betekenis en definitie
Een voorcalculatie is een berekening van de verwachte kosten van een opdracht, opgesteld voordat het werk begint. Je legt vast hoeveel uren, materialen en andere kosten een project naar verwachting vraagt, en op basis daarvan bepaal je wat je de opdrachtgever in rekening brengt.
Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk is het het instrument dat bepaalt of een klus geld oplevert of niet. Wie zijn voorcalculatie goed opstelt, weet vooraf wat hij verdient. Wie dat niet doet, merkt het pas achteraf als de marge er al doorheen is.
In dit artikel leggen we uit wat een voorcalculatie precies is, waaruit hij bestaat, wat het verschil is met een nacalculatie en waarom het zo belangrijk is om structureel goed te calculeren. We behandelen ook het onderscheid tussen een globale en een technische voorcalculatie, zodat je weet welke aanpak bij welk type werk past.
Wil je meteen aan de slag met professionele voorcalculatiesoftware? Bekijk dan EasySIS Voorcalculatie van Softstar en vraag een gratis demo aan.
Wat is een voorcalculatie?
Een voorcalculatie is de financiële blauwdruk van een project. Voordat je de eerste kwast oppakt, bereken je wat het werk gaat kosten: arbeid, materiaal, toeslagen, reistijd en indirecte kosten. Op basis van die berekening stel je een verkoopprijs vast en stuur je een offerte.
Het woord zegt het al: vóór, calculatie. De berekening vindt plaats vóór de uitvoering. Dat onderscheidt de voorcalculatie van de nacalculatie, die juist achteraf de werkelijke kosten in kaart brengt.
Voor schildersbedrijven heeft de voorcalculatie een directe relatie met het tijdnormenboek voor schilderwerkzaamheden en het Basisverfbestek. Het tijdnormenboek is een hulpmiddel voor het verantwoord calculeren van schilderwerkzaamheden, waarbij snel en eenvoudig de uitgangspunten zijn weergegeven en waarmee de prijsvorming helder en professioneel kan worden onderbouwd voor de opdrachtgever. De voorcalculatie is de berekening zelf. Het tijdnormenboek is het instrument waarmee je de tijden bepaalt die in die berekening worden verwerkt.
Een voorcalculatie is daarmee niet hetzelfde als een offerte. De offerte is het document dat naar de klant gaat. De voorcalculatie is de onderbouwing daarachter. Een goede offerte is altijd gebaseerd op een solide voorcalculatie.
De vier onderdelen van elke calculatie
Een voorcalculatie bestaat uit vier vaste onderdelen die samen de kostprijs bepalen.
Arbeid vormt bij de meeste schilderklussen het grootste deel van de kosten. Je berekent hoeveel uur het werk kost op basis van de oppervlakten, de ondergronden en de behandelmethoden. Het tijdnormenboek geeft per type behandeling een normtijd per eenheid. Bij houtwerk in goede staat geldt een andere tijdnorm dan bij verweerd of beschadigd houtwerk, waarbij extra voorbehandeling nodig is.
Materiaal omvat alle verfproducten, gronden, lakken en hulpmaterialen die je nodig hebt voor de klus. Hoeveel verf per m2 je nodig hebt, hangt af van het verfbestek, de ondergrond en het aantal lagen. Het Basisverfbestek geeft hiervoor de richtlijnen per situatie.
Toeslagen zijn de extra kosten die niet direct aan arbeid of materiaal zijn toe te wijzen, maar wel bij het project horen. Denk aan steigerhuur, reistijd, klein gereedschap of werken op hoogte. Wie deze posten vergeet in de voorcalculatie, betaalt ze zelf.
Indirecte kosten en marge zijn de vaste bedrijfskosten die je over alle projecten verdeelt, plus de winstopslag die je wilt realiseren. Dit is de post die bepaalt of je bedrijf groeit of stilstaat.
Wil je weten hoe je dit stap voor stap in de praktijk brengt? Lees dan hier hoe je een volledig stappenplan kan maken voor de calculatie.
Wat is het verschil tussen een voorcalculatie en een nacalculatie?
De voorcalculatie is een voorspelling. De nacalculatie is de werkelijkheid. Het verschil tussen die twee is je marge.
Bij de voorcalculatie schat je vooraf in hoeveel uren en materialen een project kost en wat je daarvoor wilt vragen. Bij de nacalculatie registreer je achteraf hoeveel uren er daadwerkelijk zijn gewerkt, welke materialen zijn verbruikt en welke onvoorziene kosten er zijn gemaakt.
Veel bedrijven maken wel een voorcalculatie maar slaan de nacalculatie over. Dat is een gemiste kans. Zonder nacalculatie weet je niet of je inschatting klopte. Je leert niets van een project, je herhaalt dezelfde fouten in de volgende offerte en je hebt geen idee welke klussen jou geld opleveren en welke je eigenlijk te goedkoop weggaf.
Een veelgemaakte fout is om de nacalculatie pas op te starten als het project al is afgerond. Dan zijn de gegevens versnipperd en onvolledig. De beste aanpak is om kosten en uren lopende het project bij te houden, zodat je aan het einde geen reconstructiewerk hoeft te doen.
Globaal of technisch calculeren: welke aanpak past wanneer?
Niet elke voorcalculatie wordt even gedetailleerd opgesteld. Afhankelijk van het type werk en de fase waarin je je bevindt, kies je voor een globale of een technische aanpak.
Een globale voorcalculatie is een snelle, ruwe inschatting van de kosten. Je werkt met gemiddelde prijzen per m2, ervaringscijfers of vaste tarieven per type werk. Dit is nuttig in een vroeg stadium, bijvoorbeeld om snel te reageren op een aanvraag of om een orde van grootte te geven aan een potentiële opdrachtgever.
Een technische voorcalculatie gaat veel dieper. Je werkt post voor post, ondergrond voor ondergrond en behandelmethode voor behandelmethode. Elke tijdnorm is onderbouwd, elk materiaal is gespecificeerd. Dit is de aanpak die je gebruikt voor aanbestedingen, grotere projecten of opdrachten waarbij de opdrachtgever een gedetailleerde offerte verwacht.
Wil je weten wanneer je welke aanpak kiest? Bekijk de uitgebreide blog over globale voorcalculatie of lees onze blog over technische voorcalculatie.
Waarom calculeren direct invloed heeft op je marge
Een goede voorcalculatie heeft drie directe effecten op je bedrijf.
- Ten eerste beschermt het je marge. Je weet wat een klus kost voordat je begint. Je kunt niet verrast worden door materiaalkosten die je vergat of uren die je onderschatte, want je hebt ze vooraf in kaart gebracht. Wie zijn voorcalculatie baseert op het tijdnormenboek en het Basisverfbestek, heeft een objectieve, branchestandaard als basis voor elke prijs.
- Ten tweede versterkt het je positie bij de opdrachtgever. Een gespecificeerde offerte die is opgebouwd uit een heldere voorcalculatie straalt professionaliteit uit. De klant ziet wat hij krijgt en voor welke prijs. Dat wekt vertrouwen en vermindert discussies achteraf over meerwerk of onduidelijke afspraken.
- Ten derde geeft het je bedrijfsinzicht. Wie systematisch calculeert en nacalculeert, ziet op projectniveau wat er goed gaat en wat beter kan.
Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Bekijk EasySIS Voorcalculatie van Softstar en ontdek hoe bedrijven hun calculaties professionaliseren.
Offerte: hoe het calculatieproces werkt
Een voorcalculatie begint altijd met een opname. Je bezoekt de locatie, meet de te behandelen oppervlakten op en beoordeelt de staat van de ondergronden. Op basis van die opname bouw je de calculatie op.
In de praktijk werkt een ervaren calculator als volgt. Hij neemt per bouwelement de afmetingen op: gevelvlakken, kozijnen, deuren, dakranden, boeidelen. Per element bepaalt hij de behandelmethode op basis van het Basisverfbestek. Op basis van de behandelmethode zoekt hij de bijbehorende tijdnorm op in het tijdnormenboek. Die tijdnorm vermenigvuldigt hij met het oppervlak en zijn uurtarief. Materiaalkosten worden apart doorgerekend op basis van het verfverbruik per m2 per product. Toeslagen worden als losse posten toegevoegd. Tot slot wordt de kostprijs omgezet naar een verkoopprijs via de gewenste marge.
Dat is het proces. In Excel duurt het een uur per project, met kans op rekenfouten en vergeten posten. Met goede calculatiesoftware duurt hetzelfde werk tien minuten, zijn alle normen ingebouwd en is de offerte direct klaar om te versturen.
De eerste stap naar professioneel calculeren is het loslaten van de spreadsheet en werken met een systeem dat gebouwd is voor jouw vakgebied. Vraag een gratis demo aan bij Softstar en zie zelf hoe snel een volledige voorcalculatie klaarstaat.
Over Softstar
Softstar B.V. is een automatiseringsbedrijf voor bedrijven en particulieren en heeft al jaren de positie van marktleider als het gaat om de automatisering van schildersbedrijven. Met jarenlange ervaring in calculatiesoftware ontwikkelt Softstar software die volledig is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Bezoek ons in onze fysieke winkel aan de Zwerfkei in Malden of neem online contact op.